Dotarłeś do momentu, kiedy wydaje ci się, że doba jest za krótka? A może po otwarciu terminarza atakują cię sprawy do zrobienia „na wczoraj”? Jeśli naprawdę nie wiesz, w co włożyć ręce, mam dla ciebie radę – oddeleguj część swoich zadań.
Od razu zaznaczę, że zdaję sobie sprawę, iż dla przedsiębiorcy jest to bardzo trudne. Ba, niektórzy po prostu nie lubią delegować swoich zadań, bo w końcu najlepiej czują swój biznes. To jednak może obrócić się przeciwko nim, bo bez pomocy z zewnątrz nie uda się dalej rozwijać firmy. Prędzej czy później nadejdzie też wypalenie zawodowe.
Zawsze uważałam, że lepiej zapobiegać niż leczyć – w tym przypadku trzeba „po prostu” polubić delegowanie pracy. Proponuję metodę małych kroków, jaką jest współpraca z wirtualną asystentką.
Dlaczego przedsiębiorcy nie chcą delegować zadań?
Zanim powiem ci, jak polubić delegowanie zadań, zastanówmy się, dlaczego przedsiębiorcy nie chcą zlecać swojej pracy innym. Przyczyn jest kilka, a te pojawiają się najczęściej:
- Obawa przed utratą kontroli – obojętne czy nad całą firmą, czy tylko nad jednym projektem. Dotyczy to zwłaszcza tych osób, które do tej pory pracowały same i mogły osobiście wszystkiego dopilnować.
- Niektórzy obawiają się także, że przestaną czuć się niezbędnymi w swojej firmie. Tymczasem zyskują więcej przestrzeni na to, by zająć się naprawdę istotnymi sprawami, związanymi z rozwojem przedsiębiorstwa.
- Przekonanie, że teraz pracy będzie jeszcze więcej – bo trzeba sprawdzać dodatkową osobę. Jednak jeżeli jest ona dobra, stała kontrola nie będzie konieczna. Wystarczy wymiana informacji i ustalenie strategii działania, a później podsumowanie projektu.
- Brak zaufania – większość przedsiębiorców uważa, że jeśli coś ma być dobrze zrobione, muszą zająć się tym sami. Tymczasem istnieją przecież specjaliści w swoich dziedzinach, którzy zlecone zadanie mogą wykonać – uwaga – lepiej 😉
- Brak wiary w ludzi – wiąże się to z poprzednimi punktami. Przedsiębiorcy po prostu nie ufają innym i są przekonani, że nikt nie ma wystarczających kompetencji. Tymczasem wystarczy dobrze poszukać, a później wdrożyć pracownika do wykonywania wybranych zadań.
- Trudność w wybraniu zadań do wykonania – dla wielu właścicieli firm najtrudniejsze jest określenie zadań, którymi nie chcą się zajmować. Do tej pory musieli robić wszystko, więc podjęcie decyzji może stanowić spore wyzwanie.
- Brak umiejętności zarządzania ludźmi – delegowanie zadań wymaga zarządzania ludźmi, rozliczania ich z efektów pracy, zwracania uwagi na błędy. Można się tego jednak nauczyć. Niektórzy nie lubią konfrontacji, wolą być lubiani i sami dodają sobie pracy. Gwarantuję, że merytoryczna rozmowa nie będzie odbierana jako atak – a jeżeli tak, wtedy warto pomyśleć o zmianie współpracownika.
- Obawa przed popełnieniem błędu przez osobę, której delegowane jest zadanie. Przedsiębiorcy boją się, że przez to mogą zawalić terminy i utracić zaufanie dotychczasowych klientów. Wiąże się z tym poczucie, że robią wszystko najlepiej i idzie im to sprawniej. Przez to przyjmują na siebie coraz więcej obowiązków, z jakimi mogliby poradzić sobie inni.
- Strach przed dodatkowymi kosztami związanymi z zatrudnieniem osoby do pomocy. Nie trzeba jednak od razu oferować etatu, a zamiast tego zdecydować się na przykład na wirtualną asystentkę.
Wymieniłam tylko kilka powodów niechęci do dzielenia się pracą, z którymi jako wirtualna asystentka spotykam się najczęściej. Potrafię też zrozumieć obawy przedsiębiorców, ponieważ jestem jedną z nich i sama deleguję część swoich zadań. To jedno z wyzwań, z jakimi trzeba się zmierzyć, prowadząc własną firmę. Ale naprawdę warto się na to zdecydować, by myśleć o dalszym rozwoju.
Delegowanie zadań – dlaczego warto?
Jak już wspominałam, delegowanie zadań jest konieczne, jeśli zależy ci na rozwoju firmy. Kiedy wszystko idzie w dobrym kierunku i zamówienia spływają jak szalone, w końcu zaczyna brakować mocy przerobowych. Wtedy też przychodzą do głowy myśli o poszerzeniu działalności, wejściu w nowe projekty, a jak zrobić to wszystko w pojedynkę? Jest to więc świetny moment nie tylko na opracowanie nowej strategii, ale także określenie na nowo swojej roli jako przedsiębiorcy.
Dlatego ważne jest, by zaufać choć jednej osobie, która zdejmie z ciebie ciężar części obowiązków. Na początek można wypróbować wirtualną asystentkę. To na pewno zredukuje poziom stresu – nie będziesz zajmować się zbyt wieloma zadaniami jednocześnie, skupisz się na tym, w czym jesteś dobry i w końcu odetchniesz. Twoja głowa odpocznie od gonitwy myśli, a ty zyskasz nowe zasoby energii do bardziej efektywnego działania. Dodatkowo zlecone przez ciebie zadania mogą zostać wykonane lepiej. W końcu oddajesz je w ręce specjalistów, którym zależy na pokazaniu swoich umiejętności i możliwości. Oprócz tego delegowanie zadań skraca procesy podejmowania decyzji i przyśpiesza realizację pracy.
Atutem delegowania zadań jest także zyskanie świeżego spojrzenia. Nigdzie nie jest przecież powiedziane, że tylko twoje pomysły się sprawdzają. Jeśli utkniesz w jakimś miejscu, osoba z zewnątrz może okazać się tym, czego potrzebujesz najbardziej – dzięki niej zdobywasz nowy punkt widzenia na sensowność swoich działań.
Kiedy przestaniesz zajmować się zbyt dużą liczbą zadań w jednym czasie, paradoksalnie osiągniesz lepsze efekty. Jeżeli każdy skupi się na swojej części projektu, praca zostanie wykonana szybciej i dokładniej. W takim wypadku każdy wygrywa.
Delegowanie zadań. Kiedy jest dobry moment?
Na pewno teraz zastanawiasz się, kiedy jest dobry moment, by zacząć delegować zadania. Tutaj nie ma jedynej słusznej odpowiedzi. Trzeba obserwować siebie i swoje odczucia. Jeśli wydaje ci się, że kręcisz się jak w kołowrotku, nie czekaj i zacznij szukać wsparcia. Jednak najlepiej nie doprowadzać do stanu, kiedy zaczynasz tracić kontrolę.
Aby gładko wdrożyć się w nowy dla siebie system, zacznij od małych kroków. Pozbądź się ze swoich barków drobnych zadań, dzięki temu nie poczujesz się przytłoczony. Zobaczysz za to, jak poprawi się twoje samopoczucie i produktywność.
Jak zacząć delegować zadania? Przetestuj wirtualną asystentkę
Wyjaśniłam ci już, co może blokować delegowanie zadań na innych, a także starałam się pokazać korzyści, które z tego płyną. Teraz chcę ci podpowiedzieć, w jaki sposób możesz zacząć dzielić się swoimi obowiązkami.
Pierwszy krok to spisanie wszystkich swoich swoich obowiązków. Lista pewnie jest długa? Teraz przyjrzyj się im uważnie – na pewno części z nich nie lubisz i chętnie się ich pozbędziesz. Poczujesz się dobrze z tym, że już nie są na twojej głowie. Może nie znasz się za dobrze na prowadzeniu social mediów, ale bardzo cenisz bezpośredni kontakt z klientem? Właśnie te sprawy mogą jako pierwsze zostać oddelegowane komuś innemu.
Co może zrobić wirtualna asystentka?
Jeśli do tej pory radziłeś sobie ze wszystkim sam, możesz zastanawiać się nad zasadnością zatrudniania dodatkowego pracownika. Słusznie – tym bardziej, że wcale nie musisz tego robić. Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, możesz przetestować takie rozwiązanie w praktyce.
Tutaj z pomocą przychodzi wirtualna asystentka, która nie jest pracownikiem na etacie. Wystarczy podpisać z nią umowę o współpracy, omówić zakres obowiązków, terminy oraz ustalić stawkę. Delegujesz zadania i czekasz na efekty. Możesz spać spokojnie, bo żadna profesjonalna wirtualna asystentka nie pozwoli sobie na niedotrzymanie zobowiązań. Oczywiście przed nawiązaniem dłuższej współpracy warto przeprowadzić „test wirtualnej asystentki”. Zawsze zachęcam do tego moich klientów i z myślą o takich sytuacjach przygotowałam pakiet godzin wirtualnej asystentki. Dzięki temu oboje możemy wyczuć się nawzajem i sprawdzić, jak nam się ze sobą pracuje.
Co jest w tym wszystkim najlepsze? Jeśli zdecydujesz, że to jeszcze nie jesteś gotowy na delegowanie zadań, możesz łatwiej zerwać umowę i zrobić krok w tył. W przypadku zatrudnienia etatowego pracownika, sprawa nie jest już tak łatwa. Jednak kiedy trafisz na odpowiednią osobę, nie będziesz chciał wrócić do dawnego stylu pracy. Możesz również dojść do wniosku, że to nie jest dobry czas na dzielenie się pracą. Wtedy warto się zatrzymać i przeanalizować swoją sytuację, na przykład spisując to, co jest dla ciebie ważne. Gdy przyjdzie odpowiedni moment, będziesz już gotowy na nawiązanie takiej współpracy.