Przejdź do treści

Jak zatrudnić idealną wirtualną asystentkę?

    Praca z wirtualną asystentką to świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie potrzebują nikogo na stałe. Zależy im jednak na kimś, kto przejmie część zadań, w razie potrzeby będzie służył radą i przyczyni się do dalszego rozwoju firmy. Jak zatrudnić wirtualną asystentkę, rzeczywiście spełniającą twoje oczekiwania? Podzielę się z tobą kilkoma sprawdzonymi radami.

    Jeżeli szukasz odpowiedzi na pytanie, jak zatrudnić wirtualną asystentkę, na pewno już zdałeś sobie sprawę, że potrzebujesz pomocy. Zanim jednak na poważnie zajmiesz się poszukiwaniami, przemyśl sobie, czego dokładnie oczekujesz od takiej osoby. Wirtualna asystentka nie jest bowiem sekretarką, dostępną codziennie przez osiem godzin. Pracuje elastycznie, sama organizuje sobie czas, a ty rozliczasz ją za efekty. Nie możesz więc wymagać, by była na każde zawołanie.

    Gdy weźmiesz to pod uwagę, łatwiej ci będzie zrozumieć, w jaki sposób pracuje wirtualna asystentka, a także sprecyzować swoje oczekiwania wobec niej.

    Wirtualna asystentka – zakres zadań

    Co może zrobić dla ciebie wirtualna asystentka? To, czym ty nie chcesz się zajmować. Dlatego zanim zaczniesz poszukiwania, usiądź i zastanów się, co to właściwie jest? Dzięki temu znajdziesz osobę, która nie tylko pomoże ci ogarnąć firmę, ale też poczuje twój biznes i będzie dla ciebie dobrym partnerem.

    Wbrew obiegowej opinii zakres zadań wirtualnej asystentki nie jest nieograniczony. Chociaż zwykle działanie ma szerokie spektrum, to w niektórych obszarach czuje się pewniej. Warto szukać więc osób, które specjalizują się w określonych dziedzinach, bo masz pewność, że powierzone zadania wykonają naprawdę dobrze.

    Chcesz poznać przykładowy zakres działań wirtualnej asystentki? Możesz sprawdzić, czym się zajmuję.

    Wirtualna asystentka – koszt zatrudnienia

    Przed zatrudnieniem wirtualnej asystentki powinieneś przeanalizować swój budżet. Z mojego doświadczenia wynika, że taka współpraca nadal jest tańsza niż przyjmowanie kogoś na etat. Pomyśl tylko o wydatkach związanych z wyposażeniem dodatkowego stanowiska, ZUS-em oraz wszystkimi innymi obowiązkowymi składkami.

    Koszt zatrudnienia wirtualnej asystentki tego nie obejmuje. Czego więc możesz się spodziewać?

    • Wirtualnej asystentce płacisz za godziny jej pracy lub wykonanie konkretnego zadania. Wszystko zależy od twoich potrzeb.
    • Rozliczenie następuje za pomocą faktury lub umowy cywilnoprawnej (czyli umowy o dzieło lub zlecenie).

    Stawka wirtualnej asystentki zależy od jej doświadczenia, zakresu zadań, których się podejmuje czy też dostępności. Pamiętaj, że im lepsza specjalistka, tym mniej wolnych terminów ma w swoim kalendarzu. Większość nie robi tajemnicy ze swojego cennika. Przejrzyj strony internetowe, a dowiesz się, czy dana oferta wirtualnej asystentki mieści się w twoim budżecie.

    Oferta wirtualnej asystentki – gdzie znaleźć najlepszą?

    Nic nie zastąpi dobrego researchu, dlatego jeżeli jeszcze nigdy nie korzystałeś z oferty wirtualnej asystentki, przygotuj się do tego.

    Najlepsze są osoby sprawdzone, za które ktoś może ręczyć. Zacznij więc od popytania znajomych, zarówno tych bliskich, jaki dalszych, na przykład publikując post w mediach społecznościowych. Do znalezienia odpowiedniego współpracownika wykorzystaj globalną sieć, gdzie każdy jest w jakiś sposób powiązany. Podpytaj twórców, których kojarzysz, być może polecą ci sprawdzoną wirtualną asystentkę (gwarantuję, że większość korzysta z ich pomocy).

    Skoro wspomniałam już o mediach społecznościowych, nie sposób pominąć portalu LinkedIn. To miejsce, w którym spotykają się różne gałęzie biznesu, więc działają tam również wirtualne asystentki. Jeśli spróbujesz zamieścić tam ogłoszenie, zobaczysz, ile osób odezwie się do ciebie w sprawie współpracy.

    Swoje ogłoszenia możesz umieszczać także w portalach takich jak pracuj.pl, facebookowych grupach dla wirtualnych asystentek albo serwisach skupiających freelancerów (np. useme.com).

    Jak znaleźć odpowiednią wirtualną asystentkę?

    Jeżeli chcesz zatrudnić wirtualną asystentkę, przede wszystkim przygotuj dobre ogłoszenie, które zamieścisz w wymienionych przeze mnie miejscach. Napisz w nim, czego dokładnie oczekujesz – w ten sposób ograniczysz liczbę zgłoszeń. Jeśli już na etapie rekrutacji chcesz zrobić większy „odsiew”, stwórz ankietę z pytaniami ogólnymi, jak też wymagającymi praktycznej wiedzy czy doświadczenia.

    Poszukiwania wirtualnej asystentki potraktuj jak każdą rekrutację. Nawet jeżeli masz kogoś z polecenia, nie rezygnuj ze sprawdzenia jej umiejętności i tego, czy nadajecie na tych samych falach. Wybranym osobom warto zlecić zadanie próbne, które będzie podobne do stałych zleceń dla wirtualnej asystentki. Pamiętaj, że jeśli przeprowadzisz szeroką rekrutację, zamieścisz ogłoszenie w wielu miejscach, zawsze znajdzie się ktoś, kto mimo braku doświadczenia spróbuje swoich sił. Zlecenie próbne pozwoli na ich wyłapanie już na początkowym etapie.

    Przed rozpoczęciem współpracy z wirtualną asystentką warto umówić się z nią na spotkanie online. W ten sposób poznasz ją jako człowieka i zobaczysz, czy złapiecie dobry kontakt. Ważna jest przecież nie tylko wiedza, ale też energia – w końcu czeka was wspólna praca.

    Jak zatrudnić wirtualną asystentkę – najważniejsze zasady:

    • Jasno określ swoje oczekiwania oraz przeanalizuj budżet. Weź przy tym pod uwagę, że nie zawsze ostateczną kwestią powinien być koszt wirtualnej asystentki, a jej umiejętności.
    • Z tego względu sprawdzaj opinie, pytaj o referencje i sprawdzaj doświadczenie. Wirtualna asystentka, która zna się na rzeczy to skarb.
    • Zwróć uwagę na terminowość. Już na etapie rekrutacji widać, czy kandydatka na wirtualną asystentkę ma z tym problem. Jeśli coś cię zaniepokoi, zastanów się nad swoim wyborem.
    • Pamiętaj, że na początku będziecie musieli się dotrzeć. To normalne, gdy poznajesz nową osobę. Dlatego ważne jest, by wcześniej spotkać się przynajmniej online.